Fyysisesti kaukana, henkisesti lähellä - onnistumisen eväitä etätyöhön
Uskon, että ei ole niin huonoa asiaa, etteikö se toisi jotain hyvääkin. Jaksan uskoa tähän jopa koronavirusuutisia lukiessani.
Koronaviruksen leviäminen ja siihen liittyvä tilanne on haastanut meidät, asiakkaamme ja yhteistyökumppanimme miettimään työskentelytapojamme. Se konkretisoituu edelleen juuri nyt, kun suurin osa meistä työskentelee kotoa käsin.
Joskus pakko on paras kirittäjä. Nykytilanne voi antaa sysäyksen aiempaakin toimivampaan etätyökulttuuriin myös tulevaisuudessa.
Nyt on ollut hyvä mahdollisuus opetella uusia työn tekemisen ja verkkokohtaamisen tapoja. Voi kokeilla, mikä toimii juuri omalla kohdalla.
Ajattele etätyö aivan tavallisena työnä
Työnteko meillä Pohjantähdessä on jatkunut normaalisti etätyöskentelyn aikana. Teemme aktiivisesti töitä kohti tavoitteitamme: henkilökohtaisia, tiimin sekä yhtiön. Tässä työntekijöiden apuna ovat valmentavat esimiehemme.
Töihin liittyvät vuorovaikutustilanteet ovat säilyneet ennallaan, vaikka niille on eri kanava kuin ennen. Asiakkaita kohtaamme päivittäin puhelimessa ja verkkokanavissa.
Tiimi-, yksikkö- ja projektipalaverit pidetään alkuperäisten aikataulujen mukaan, mutta verkossa.
Työhön liittyy olennaisella tavalla myös työympäristö. Nyt on ollut mahdollisuus kokeilla ja etsiä itselle mieluisat työskentelytavat.
Siinä missä yksi tykkää työskennellä pöydän ääressä kunnon näytön kanssa, voi toinen istahtaa aamulla keittiön pöydän ääreen tai heittäytyä sohvalle ja laittaa jalat rennosti sohvapöydälle.
Työhön liittyy myös tauot, joita kotona saattaa tulla vähemmän kuin toimistolla, kun emme vaihda neuvotteluhuoneesta toiseen tai hakeudu lounaalle sitä keittiönpöytää pidemmälle.
Tauot varmistavat niin henkistä kuin fyysistäkin vireyttä ja nyt kevään myötä onkin mukava piipahtaa vaikka ulkona raitista ilmaa haukkaamassa.
Ole mukava
Näin pitkä ja intensiivinen etätyö on ollut meille uusi tilanne. Vaikka etätyö olisi tuttua, voi yhteistyö etänä helposti johtaa väärinkäsityksiin.
Viestejä tulkitaan vahingossa väärin, tieto ei tavoita kaikkia tai viestintä voi tuntua sekavalta.
Hyvä lähtökohta on lähteä aina ajatuksesta, että kukaan ei tarkoituksella yritä luoda sekaannusta. Oleta, että kaikilla on hyvät aikomukset. Toimi niin myös omalta osaltasi.
Yksinkertaistettuna: ole mukava!
Saatat joutua näkemään enemmän vaivaa pitääksesi itsesi ja muut samalla sivulla. Näe se vaiva. Varmista, että yhteistyö sujuu, kaikki pysyvät mukana ja teillä on sama käsitys asioista ja tilanteista.
Ethän hermostu, vaikka kertaisitte jonkin asian useampaankin kertaan.
Luo omalta osaltasi tunnetta, että työskentelette yhdessä tiiminä ja kunnioitat asiakastasi, kollegaasi ja yhteistyökumppaniasi.
Sauli Niinistön ajatusta lainatakseni: ”Käyttäytymisessä tapahtuu muutoksia. Kun meille sanotaan, että ottakaa fyysistä etäisyyttä, niin ottakaa samalla henkistä läheisyyttä”.
Ole käytettävissä ja aktiivinen
Ole tavoitettavissa ja luo ympärillesi tunnetta, että sinua on helppo lähestyä. Varmista, että viestit aktiivisesti sekä varsinaisissa asioissa että ilman asiaa. Jälkimmäinen on erittäin tärkeä erityisesti tiimin kesken sekä kehitysprojekteissa.
Tämä ei tarkoita, että sinun on oltava koko ajan päivystystilassa. Varmista kuitenkin, että välttämätöntä tietoa ei menetetä, vaikka työskentelemme eri paikoissa.
Jaa tietoa ja kysy tarvittaessa. Huomioi kuitenkin kollegat. Älä laskettele menemään kaikissa viestintävälineissä koko ajan.
Työkaverisi väsyvät ja turhautuvat, jos tuuttaat samaan aikaan ohjetta sähköpostissa, kysymystä chatissä ja sitä kuuluisaa ”yhtä pikaista juttua” puhelimitse.
Mieti viestintävälinettä myös sisällön kannalta. Älä kirjoita sähköpostilla asioista, jotka herättävät keskustelua, ovat vaikeita ymmärtää tai johtavat helposti vääriin ja negatiivisiin tulkintoihin. Tällöin kannattaa mieluummin soittaa.
Puhelimeen kannattaa myös tarttua, jos chat-keskustelu tai sähköposti alkavat saada pituutta. Jotkin asiat sujuvat paljon nopeammin puhelimitse.
Jokaiseen tiimiin on varmasti muodostunut omat keinot vuorovaikutukseen ja yhdessä työskentelyyn. Pelisäännöt auttavat ja paikka, johon asioita voi kirjata. Sieltä jokainen voi lukea niitä omaan tahtiinsa.
Tiimin on viimeistään nyt hyvä miettiä, milloin kaikille suodaan työrauha ja milloin on hyvä olla tavoitettavissa. Myös epäviralliseen yhteydenpitoon kannattaa panostaa ja esimerkiksi yhteiset aamukahvit voi juoda, ja päivän kuulumiset vaihdella myös puhelun tai videon välityksellä.
Tapaaminen ja kokoustaminen etänä vaativat uudenlaisia toimia ja taitoja
Etänä pidettävä tapaaminen vaatii kokouksen järjestäjältä usein erilaisia valmisteluita konttorilla kokoustaminen. Varaa aikaa valmistautumiseen ja varmista, että tekniikka toimii.
Voit kokeilla kollegan kanssa etukäteen, jos hyödynnät kokouksessa uusia tekniikoita, esimerkiksi visualisointityökaluja.
Kiinnitä aiempaakin enemmän huomiota siihen, että tapaamisen tarkoitus, asiasisältö ja eteneminen ovat selkeitä sinulle ja muille kokoukseen liittyneille. Varmista myös, että kaikki tietävät, mitä heiltä odotetaan kokouksen aikana ja kokouksen jälkeen.
Kokouksen aikana et pysty lukemaan toisten ilmeitä, joten sanallinen vuorovaikutus on sitäkin tärkeämpää. Osallista ja osallistu: jaa puheenvuoroja, kysy muiden näkemyksiä ja ole itse aktiivinen.
Tämä koskee kokouksen järjestäjän lisäksi myös kokouksen osallistujia: vastaathan aina kysyjälle vaikka vain kuittaamalla, että sinulla ei ole lisättävää tai kysyttävää.
Yhdessä onnistumme!
Tässä blogissa on käytetty pohjana Pohjantähden etätyöohjeita ja -vinkkejä sekä viestintäasiantuntija Arttu Tolosen ajatuksia onnistuneesta etätyöstä.
Psst. Turvallisuuden tunne auttaa olemaan mukavampi. Oletko jo tutustunut etätyövakuutukseemme?
